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2015/2016年度 第1回常任委員会 議事要旨

日時:2015年9月27日(日)
会場:筑波大学東京キャンパス
出席者:呑海,加藤,大田原,赤澤,池田,北川,高井,西脇,和知,市村,佐藤,米倉,上村(記録)

1. 報告事項

1.1 小委員会・事務局

1.1.1  研究小委員会(西脇)
・	大図研オープンカレッジについて,今期は東京開催ではなく,地方開催を見据えて計画する。
・	昨期の運営サポート会員は解散,改めて公募する。

1.1.2 編集小委員会
(1)	会報『大学の図書館』(池田)
・	7月号まで発行済であり,発行が2ヶ月遅れになっている。議事録の滞留分はすべて7月号に掲載済み。
・	12月号までの担当は,下記のとおり。1月号以降の担当を決める必要がある。
8月号(担当:赤澤)
9月号(担当:兵庫支部)編集作業中
10月号(担当:池田)全国大会フラッシュ
11月号(担当:江沢)
12月号(担当:池田)全国大会記録号
・	昨年度第3回の全国委員会の報告(メール審議)が落ちているので,会報へ訂正記事を掲載する。
(2)	研究会誌(北川)
41号と42号の原稿収集をはじめる。
 
1.1.3 広報小委員会(加藤)
(1)	Web
・	問合せ先(出版部),議事録,会報目次(7月号),研究会誌情報(40号),活動日誌(各支部からの情報入り次第)等更新
(2)	SNS
・フォロワーや「いいね!」は思ったほど伸びなかったが,全国大会記事の「見た人」(リーチ数)は多い。
・今年度から「お気に入り」の統計も付記
    ○2015/7/14~2015/8/19(全国大会以前)
[Twitter] 投稿814(6件投稿),フォロワー609 (+4),リツイート7,お気に入り2
[Facebook] いいね223(+5),投稿7件(見た人1798,いいね!85)
○2015/8/20~2015/9/19(全国大会以降)
[Twitter] 投稿846(32件投稿),フォロワー615 (+6),リツイー32,お気に入り7
[Facebook] いいね231(+8),投稿29件(見た人6998,いいね!450)
(3)	支部だより
7月分から広報小委員会が担当となり,実行中。

1.1.4 組織小委員会(大田原)
(1)	会員数:480名(2015/9/25現在,前月:472名)
(2)	入退会者数(2015/7/20~2015/9/25)
①	入会(11名)
 北海道支部
  川端 幸枝	酪農学園大学附属図書館
  河野 由香里 北海道大学附属図書館
  兎内 勇津流 北海道大学・ユーラシア研究センター
 東京支部
  顧 雅威 筑波大学大学院図書館情報メディア研究(学生)	
 京都支部 
  神村 茉里	立命館大学文学部(学生)
  十倉 史帆	立命館大学文学部(学生)
  若狭 あや	立命館大学文学部(学生)
 大阪支部
  雪村 友美	桃山学院大学(学生)
 広島支部
  片山 智恵美 広島都市学園大学附属西風図書館
 福岡支部
  石川 知子	熊本学園大学図書館
  福原 由衣	
②	退会(3名)
 兵庫支部
  村岡 多恵子
 福岡支部
  井川 信広
  稲益 千鶴
③	その他,入会希望
 北海道支部
  小林 泰名 北海道大学附属図書館
 希望支部なし
  倉知 桂子
(3)	ML登録アドレス数:370


1.1.5 全国大会小委員会(上村)
・2015/8/22~2015/8/24 北海道大学札幌キャンパス
・参加者数:94名(講師等含む)
・今後の予定
①	全国大会実行委員会で総括(10月)
②	①を常任委員会に報告(11月)後,全国委員会に報告(11月末か12月初旬)
③	全国大会記録号(12月号)原稿執筆
④	決算処理(1月から2月)
⑤	会計監査(7月)

1.1.6	事務局
(1)	財政(佐藤・米倉)
・月次会計報告(別紙)
・会費徴収・納入率(別紙)
(2)	出版部(市村)
・現況(別紙)
・	出版部の会計担当や,関係者への電話番号の報知が必要だと認識している。
・	研究会誌の1月から3月までの発行は,出版部の手続き上のぞましくない。4月下旬がよいのではないか。
・	会報は定期発行につとめる必要がある。
・	一般財政から出版部財政に組み入れることについて,年1回書類を作る必要があることを確認した。
(3)	その他
・九段生涯学習館の登録について,今後,名義変更する旨,報告があった(上村)。

1.2	ワーキング・グループ
特段の報告事項はなかった。

2.	審議事項
2.1. 常任委員会の進め方
・	次回以降,13時15分開室,13時30分開始とする。冒頭15分間は,情報交換の時間とする。今期は基本的に第4日曜日に開催することとする。但し,前月に調整して決定する。
・	議事次第・議事録・開催通知については,下記のとおりとする。
 > 議事次第は委員長(当面),議事録は委員長が作成する。
 > 委員会の開催通知は,開催の7日前までに事務局長が出す。
 > 委員会の出欠確認は,開催の5日前までに事務局長が取りまとめる。
 > 委員会の議事は,開催の5日前までに,各担当者により常任委員会メーリングリスト(以下,dtk-j)へ提供する。
 > 委員会の議事次第は,開催の3日前までに確定し,Office365へ保存する。
 > 出席者は,各自,議事次第等を印刷等して持参する。
 > 常任委員会の議事録案は,終了後1週間以内に事務局長がdtk-jへ送信する。
この際,確認は全員で行うが,特に委員長・副委員長は必ず確認するものとする。
 > 常任委員会の議事録案確認期間は1週間とし,配付資料の公表は都度確認をする。
 > 常任委員会の確定議事録は,委員会終了後2週間以内に公表する。
この際,全国委員に報告後,大図研webに掲載,大図研メーリングリスト(以下,dtk)に送信という手順を踏み,dtkに送信するのは広報担当もしくは事務局長とする。

2.2. 2015/2016年度の常任委員会組織体制
(1)	研究小委員会:◎西脇
(2)	編集小委員会:◎鈴木・○池田・北川・和知
(3)	広報小委員会:◎江沢・加藤
(4)	組織小委員会:◎大田原
(5)	全国大会小委員会:◎呑海・上村・和知・赤澤・江沢
(6)	事務局:◎上村
・会計:○北川・赤澤・小笠原・佐藤・米倉
・会費徴収:○赤澤・米倉
・出版部:市村
・ML管理:高井

2.3	小委員会・事務局
(1)	編集小委員会
・	課題
 > 編集体制と研究会誌投稿規程の改定を継続して検討中である。
 > 研究会誌の査読を含めた編集体制を再検討する必要がある。
 > 会報等の発送方法を,佐藤・北川・赤澤とで検討し,1月までに案を出す。
・	会報
 > 今年度は,会報の刊行が遅れると影響が大きい。25日刊行,遅れても月内刊行を目指す。
 > 編集小委員会として,スケジュール管理を見直す。
 > 編集マニュアルをoffice365に保存する。
・	議案書号
 > 予算・決算が計3回(議案書号,大会当日配布資料,12月号) 掲載されているので,今後,検討する。
 > 刊行スケジュール案を次回常任委員会に出す。
(2)	広報小委員会
・Web管理の運営サポート会員は,解散する。
・支部だよりについて提案があったが,再度見直すこととなった(赤澤)。
(3)	事務局
・事務局窓口の変更の表記について検討を要する。
・各MLの運用について再検討する。特に,dtk-grp(支部長,全国委員+支部推薦者)の設定と運用,jimuとsoshikiの運用について検討を要する。
       
2.4	ワーキング・グループ
・それぞれのWGのスケジュールと,着地点を明らかにする必要があるので,各WGで検討することとなった。
・WG長は前年度のままとする。
・全国委員会向け資料を次回常任委員会までに各WGで作成する。
(1)	研究グループWG
地域グループへの移行スケジュールについて検討した。
・2015年11月の全国委員会で,支部制から地域グループ制移行のための手続きを審議する。
・2016年2月末までに,各支部の方針を決定する。
・2016年6月の議案書号に掲載する。
(2)	会費徴収WG
・事務局と連絡を取りながら,準備を進める。
・スケジュールの詳細案を次回までに提示する。
(3)	会員組織WG
体制の変更と合わせて,Web からの入会申込方法の整理を行う。
(4)	その他
dtk-grp(支部長,全国委員+支部推薦者)の設定と運用

2.5	第47回全国大会
・常任委員からの実行委員は,◎呑海・赤澤・上村・江沢・和知
・全国大会の会場と日程
 > 広島を会場候補とする。
 > 日程は8月27日(土)から29日(月)の予定。
 > 広島支部の支援で会場候補を検討した。

2.6 全国委員会
・11/29(日) 
・筑波大学東京キャンパス

2.7 その他
以下の議題について意見交換を行った。いずれも継続審議となった。
 > 会計監査人
 > 会計監査の日程の調整・決定
 > 大図研の呼称(略称)
 > 五十周年記念事業
 > 海外図書館ツアー

次回会議予定
10月25日(日)
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